Una vez que el emprendedor opta por iniciar su actividad, bien como empresario individual o bien bajo forma societaria, una de las obligaciones a las que va a estar sujeto es el de la conservación de las facturas, tanto aquellas que emitimos a terceros, así como las recibidas.
Esta es una pregunta habitual en nuestro Servicio de Creación de Empresasy a la que trataremos de dar respuesta a través de este artículo.
Y es que, las diferentes normas que rigen nuestro ordenamiento jurídico, nos establecen diferentes plazos, por lo que muchas veces podemos pensar que son cuatro años, cuando la realidad es diferente.
- Si atendemos al Código de Comercio (normativa mercantil) observamos que el mismo obliga a conservar, los libros, correspondencia, documentación y justificantes debidamente ordenados durante seis años a parir del último asiento realizado en los libros contables. Como vemos, nos habla de seis años, y nos habla de otra documentación añadida aparte de lo que son propiamente las facturas.
- Si atendemos a la normativa fiscal, vemos como la Ley del IRPF (L.I.R.P.F.) o la Ley del IVA (L.I.V.A) , nos establecen un plazo de prescripción de cuatro años, que se cuenta a partir de la fecha de presentación de los impuestos. No obstante, “no es oro, todo lo que reluce”, y la propia normativa fiscal viene cargada de excepciones a esta norma general.
- Por ejemplo, si interrumpimos el plazo de prescripción, lo cual puede hacerse presentando simplemente una declaración complementaria…en tal caso, los cuatro años comenzarían a contar desde el punto en el que se interrumpió el plazo.
- Las facturas de activos (inmovilizado-inversiones) no se pueden destruir mientras estemos amortizando los mismos. Si estos activos traen consigo que nos imputemos un IVA superior a 3.005,6 euros, nos veremos obligados a guardar las facturas de la adquisición de dichos bienes durante nueve años, si son bienes muebles, y catorce si son inmuebles.
- Además la Ley General Tributaria (L.G.T) y el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, nos establecen que debemos custodiar la siguiente documentación:
- Facturas recibidas y copias o matrices de las emitidas.
- Justificantes contables en los casos de inversión de sujeto pasivo en IVA.
- Los recibos que justifican las compensaciones en el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca.
- Los documentos que justifican el abono del Impuesto a la Importación.
Debemos saber que los documentos pueden ser conservados en papel o en formato electrónico, siempre que esa custodia permita garantizar al contribuyente la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a los mismos por parte de la Administración Tributaria, sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante el uso de medios electrónicos.
- Si atendemos a la normativa que regula la Prevención del Blanqueo de Capitales, observamos que aquellos sujetos obligados deberán conservar por un periodo mínimo de diez años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010 de prevención de blanqueo de capitales.
En conclusión, es más que recomendable optar por un buen sistema de archivo (bien sea en formato electrónico o en formato papel) que nos permita conservar adecuadamente prácticamente casi toda la documentación que genere nuestra actividad, durante unos cuantos años.
Fuente: AEAT, GEMAP y CEPYME.
