La elaboración del balance y cuenta de pérdidas y ganancias es una obligación de la que el emprendedor puede sacar partido para tomar decisiones.
16/12/2018
Todas las decisiones económicas relativas a la empresa se tienen que ver reflejadas en los estados financieros. Elaborarlos e interpretarlos no es tarea fácil. Cualquier emprendedor necesita poseer unas nociones mínimas que le ayuden en el análisis para la adecuada toma de decisiones sobre recorte de costes, inversión, necesidades de financiación, etc. Decisiones que, en parte, dependerán de la situación que se obtenga después de realizar el estudio de la cuenta de resultados y del balance.
PRIMER CONTACTO
Acercarse por primera vez a la cuenta de resultados de la empresa no es tan complicado: lo primero es tratar de definir el concepto de cuenta de resultados (también denominada cuenta de pérdidas y ganancias). Muchos son los enunciados que podemos encontrar. Entre ellos el que lo define como un estado financiero que muestra los ingresos y gastos de una sociedad en el periodo objeto de estudio.
El tipo de negocio en el que nos movamos condicionará el análisis de la cuenta de resultados. Es decir, no hay que realizar un estudio aislado de la cuenta de pérdidas y ganancias, sino que hay que tener en cuenta las características del sector, ya que hacen que los datos obtenidos se puedan interpretar de una u otra forma. Por ejemplo, la inversión a realizar en publicidad en una marca, dependerá no sólo del presupuesto disponible, sino también del entorno competitivo y de las acciones tácticas que decida la Dirección de la compañía en cada momento.
No obstante, el análisis de la cuenta de resultados es muy importante a la hora de tomar decisiones, con independencia del tipo de negocio de que se trate. Por ejemplo, con su estudio podemos decidir la reducción del coste de las ventas, controlando las condiciones óptimas con los proveedores y haciendo una evaluación y prevención de la calidad del proceso productivo. También son importantes las decisiones sobre la reducción de costes de estructura, como podría ser el lograr tener sólo la estructura necesaria, buscando economías de escala, renegociando alquileres, etcétera.
¿CUÁNDO REALIZARLA?
La cuenta de resultados es una de las partes integrantes de las cuentas anuales, junto con el balance y la Memoria. Las cuentas anuales contienen la información contable, financiera y relativa a la empresa que puede resultar de interés para accionistas, inversores, el Estado y cualquier agente, tanto interno como externo a la compañía. Estos números deben formularse en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el cierre anual del ejercicio y ser aprobadas por la Junta General en el plazo máximo de seis meses a partir del cierre del mismo.
Las cuentas anuales se tienen que presentar cada año ante el Registro Mercantil, por tanto, tan sólo hay obligación legal de elaborar la cuenta de resultados, el balance y la Memoria una vez al año al cierre natural del ejercicio. No obstante, debido a la importancia que tiene el estudio de la cuenta de pérdidas y ganancias y del balance, al entorno cambiante en el que se mueven las empresas y a los diferentes factores externos que pueden afectar tanto a las ventas como a los costes de una compañía, se hace necesario realizarla cada mes.
¿Cuál es el papel de cada uno de los componentes de las cuentas anuales? Aunque la información es distinta, todos los documentos forman una unidad y deben mostrar con claridad la imagen fiel en los aspectos objeto del análisis de la sociedad.
SUS COMPONENTES
Cada estado financiero aporta una determinada información:
Cuenta de resultados. Refleja la situación económica de la sociedad durante el periodo de referencia, detallando los beneficios o pérdidas obtenidos por la entidad en dicho periodo.
Balance. Muestra la situación patrimonial de la compañía, aportando los bienes y derechos, así como las deudas y obligaciones contraídas.
Memoria. Complementa y desarrolla en profundidad determinada información de la cuenta de pérdidas y ganancias y del balance.
PRINCIPIOS
Aunque el emprendedor no elabore personalmente la contabilidad de la empresa, sí le interesa conocer que hay que realizarla siguiendo una serie de principios, entre los que cabe mencionar:
Principio de prudencia. No se contabilizarán los ingresos hasta el momento mismo en que se hagan efectivos, mientras que sí se reflejarán los posibles gastos en la medida en que sean previsibles (a través de provisiones).
Principio de empresa en funcionamiento. La aplicación de los principios contables se hará bajo el supuesto de que la empresa tiene una duración ilimitada y no para demostrar un determinado valor para la venta de la misma.
Principio de devengo. Los ingresos y los gastos se deben imputar al periodo en el que se generan y no en el momento en el que se hace efectivo el cobro o el pago.
Principio de uniformidad. Una vez que se ha adoptado un criterio de aplicación de los principios contables, deberán mantenerse en el tiempo, a no ser que cambien las circunstancias que motivaron esa elección, en cuyo caso habrá que hacerlo constar en la memoria.
LAS PRINCIPALES PARTIDAS DE LA CUENTA DE RESULTADOS
La distinción más importante a realizar entre las partidas que componen la Cuenta de Resultados es la separación entre los ingresos y gastos de la empresa. Las principales partidas que habrá que tener en cuenta en la elaboración son las siguientes:
Importe neto de la cifra de negocio
Recoge la facturación o base imponible sin IVA ni descuentos, derivada de toda prestación de servicios o comercialización de bienes que son objeto del tráfico de la empresa.
Gastos de personal
Se incluirán todos los sueldos y salarios, es decir, cada mes se contabilizará el gasto correspondiente a ese periodo además del importe devengado de las pagas extras. También se incluirá la Seguridad Social correspondiente, así como los gastos derivados de formación del personal, etc.
Aprovisionamientos
Incluye la compra de mercaderías y bienes adquiridos por la empresa para revenderlos. También se contabilizarán aquí todos los trabajos que se subcontratan a otras empresas.
Dotación para la amortización
Incluye la amortización mensual de los gastos de establecimiento, del inmovilizado material y del inmaterial. Es decir, refleja el importe que hay que trasladar cada mes a gasto de la empresa por cada uno de los conceptos. Se calcula en base a unas tablas de amortización facilitadas por Hacienda que incluyen unos baremos con el máximo y mínimo de años a amortizar dependiendo del bien en cuestión. Por ejemplo, si compramos un coche por 18.000 euros con un valor residual de 3.000 euros y lo amortizamos a 4 años, nos dará una amortización de 3.750 euros/año –312 euros/mes–. El apunte contable que tendremos que hacer todos los meses incrementará en ese importe la cuenta de Amortización acumulada para el inmovilizado del activo del balance y, como contrapartida, la Dotación a la amortización del inmovilizado de la cuenta de pérdidas y ganancias, pasándose así de forma paulatina el gasto de la compra a la cuenta de resultados.
Variación de existencias
Registra, al cierre del ejercicio, las variaciones que ha habido entre las existencias finales y las iniciales dentro de la empresa. Si la cuenta de Variación de existenciasmuestra un dato negativo implica que, en ese periodo, el volumen de ventas ha sido superior al de compras y a la inversa si la variación es positiva.
Otros ingresos y gastos de explotación
En este apartado se incluirán los ingresos no derivados de la actividad propia de la empresa, por ejemplo: subvenciones, exceso de provisiones y otros gastos de explotación, servicios exteriores (arrendamientos, transportes, suministros, primas de seguros, etc.), tributos, así como otros gastos de gestión corriente.
Fuente: Revista Emprendedores
