En este post extraemos algunas ideas del artículo ¡Malditas interrupciones! de Jesús Lakunza, Director Gerente de One to One, Desarrollo Personal y Profesional.
Las interrupciones alargan el tiempo que nos lleva realizar una tarea determinada e incrementan la posibilidad de cometer errores. También impiden la concentración, tan necesaria.
Las más incómodas son las interrupciones inesperadas: una llamada telefónica, una visita no programada; sobre todo porque desconocemos la dedicación de tiempo que nos van a suponer y sus consecuencias.
Para reducir el número de interrupciones y su carácter inesperado, Jesús Lakunza recomienda:
- Evitar ser elemento imprescindible, un “cuello de botella”. Si acaparamos información, si somos los únicos que disponemos de respuestas para muchos asuntos pensando que eso nos hace importantes, las tareas se amontonarán esperando salida a nuestro alrededor. Debemos favorecer que nuestro entorno sea capaz de resolver sus dudas sin nuestra intervención.
Compartir la información y favorecer el acceso a la misma son las claves.
- Fomentar la iniciativa en nuestros equipos y delegar. Ello les motivará a tomar decisiones y a responsabilizarse de los resultados de las mismas. De esta forma no nos veremos obligados a participar en todas y cada una de las decisiones que se tomen en nuestra empresa en el día a día.
- Asumir que a medida que ocupemos un nivel más alto en la organización ganaremos en perspectiva, pero perderemos el detalle. No podemos controlar toda la información de nuestro negocio.
- Agrupar y planificar momentos de despacho con nuestros colaboradores para que nos consulten y comenten incidencias diarias. ¿Cómo ubicamos dichos espacios de “interrupción planificada”? Debemos tener en cuenta que a lo largo del día coexisten 3 tipos de situaciones:
- De máxima concentración. Se requiere lo mejor de nosotros mismos, todo nuestro “saber hacer” para generar un resultado de calidad, por lo que es importante evitar interrupciones.
- De concentración media, donde se puede asumir alguna interrupción, siempre que sea sobre un asunto relevante.
- Cuando estemos realizando trabajos sencillos que pueden ser retomados sin dificultad.
Sería interesante que nuestro entorno conociera cómo se distribuyen esas situaciones a lo largo de nuestra jornada laboral, para que lo tengan en cuenta y lo respeten. Por lo tanto, es conveniente definir franjas horarias para diferentes tipos de tareas.
- No hay por qué tener el correo electrónico siempre abierto. Si necesitamos trabajar de forma concentrada debemos pensar que un correo puede esperar para ser leído hasta 1 hora. O más: es imposible pretender dar siempre una respuesta inmediata.
- En relación al teléfono, lo más indicado sería revisar nuestro móvil cada cierto tiempo: whatsapp, mensajes y llamadas, para decidir qué hacemos con cada entrada. También es útil tener un mensaje preparado indicando a partir de qué hora vamos a estar disponibles.
“El éxito es el efecto acumulado de hábitos insignificantes», comenta Jesús Lakunza.
¡Desde Emprenderioja te recomendamos intentar aplicar estos consejos para evitar interrupciones! ¡Disfruta de tus momentos de concentración!
