Una de las primeras decisiones cuando un emprendedor pone en marcha su idea de negocio es alquilar una oficina o local para ello.
A continuación, incluimos una serie de puntos a modo de Check-List a contemplar al respecto:
- La importancia de revisar la situación administrativa del local u oficina.
- Es necesario comprobar con el ayuntamiento de la localidad correspondiente -con el departamento de urbanismo, sección actividades- que el local u oficina es idóneo para la realización de la actividad en él.
- El ayuntamiento también nos informará de la documentación que nos va a exigir para la concesión de la licencia de actividad, que variará según los casos -por ejemplo, se exigirá proyecto de aparejador o similar si el local nunca ha albergado una actividad en él-.
- Debemos constatar que el local cumple con toda la normativa vigente vinculada a la actividad. Si el emprendedor debe acometer reformas o inversiones para cumplir la normativa es importante que conozca dicha obligación y su presupuesto de antemano. En este aspecto la opinión de un experto siempre es interesante.
- En el caso de que se solicite licencia de obra para remodelar el local es importante que se tramite por el importe real total. Esta recomendación cobra especial relevancia cuando los costes de reforma y las inversiones al respecto son elegibles en subvenciones municipales y/o autonómicas.
- Es aconsejable también solicitar en el Registro de la Propiedad correspondiente una nota simple o certificación de los estatutos de la comunidad. Esto nos permite conocer quién es el propietario, la superficie y las cargas que tiene, así como si la comunidad dispone de estatutos inscritos -si es así podremos consultarlos.
- El contrato de arrendamiento. La ley que rige esos casos es la Ley de Arrendamientos Urbanos -Ley 24/1994 de 24 de Noviembre-, que establece que los arrendamientos para uso diferente a la vivienda se basan primordialmente en la voluntad de las partes. Dado que, por tanto, la legislación es más laxa en estos alquileres incluimos algunos aspectos a tener en cuenta:
- Como hemos comentado anteriormente, una nota simple informativa del Registro de la Propiedad nos permitirá verificar quién es el propietario y la situación de la oficina respecto a cargas… etc.
- El precio. Debemos cotejar que el precio es razonable. Para ello podemos consultar cotizaciones en portales inmobiliarios para oficinas similares.
- La actualización de la renta. Para el inquilino lo más recomendable es pactar una actualización anual en base al IPC durante la duración del contrato.
- Gastos repercutidos al arrendatario. Es habitual que el inquilino corra con los gastos comunes correspondientes al edificio o inmueble donde se sitúa el local u oficina (comunidad, limpieza, vigilancia, mantenimiento…etc.). Se calculan en base al porcentaje de superficie de la oficina o local sobre el total del inmueble y se pagan mensualmente. Se puede pactar una regularización a final de año en base a los costes reales, en cuyo caso se aconseja establecer un límite máximo a cargo del arrendatario en relación a esos gastos.
- Gastos repercutidos al arrendador. Es interesante incluir una mención indicando que el IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles), los gastos extraordinarios de comunidad, así como determinados gastos extraordinarios de reparaciones… etc. son por cuenta del arrendador.
- En relación a los seguros contratados para cubrir los riesgos relativos al local u oficina, normalmente el arrendador corre con el seguro del continente, y el arrendatario con los correspondientes a la responsabilidad social y al contenido.
- La duración del contrato es un aspecto también relevante. Pactar una duración razonable nos dará estabilidad en cuanto al precio -si hemos pactado actualizaciones en base al IPC-. Lo más recomendable es acordar que el contrato se pueda rescindir por el inquilino en cualquier momento, estableciendo un periodo de preaviso y sin que sea exigible una indemnización por tal motivo.
- Si son necesarias obras por parte del inquilino para acondicionar el local antes del inicio de actividad es aconsejable que el contrato refleje en qué van a consistir y si va a variar por ellas la distribución del local u oficina.
- Suele ser habitual negociar un periodo de carencia en el pago de la renta en el periodo en el que el inquilino realice las obras.
- Se recomienda incluir una cláusula por la que se pueda rescindir el contrato de arrendamiento sin necesidad de indemnizar al propietario en el caso de que el arrendatario no consiga finalmente la licencia de actividad.
- También es habitual pactar una garantía o fianza equivalente a dos meses de renta.
- Es habitual que el arrendatario renuncie al derecho de cesión y subarriendo.
- Concretar las posibles causas de resolución del contrato -incumplimientos, situaciones sobrevenidas, …etc.- y cómo actuar en esos casos siempre es recomendable. También lo es indicar a qué tribunales o corte de arbitraje se acogen las partes en caso de conflicto.
