Por qué muchos emprendedores están agendando cada minuto de sus días para lograr el éxito

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Para tener éxito siendo tu propio jefe, habrá ocasiones en las que tengas que hacer micromanagement contigo mismo.

John Rampton – 8/03/2019

Cuando empecé mi propio negocio, uno de los obstáculos más desafiantes a los que me enfrenté fue apegarme a un horario. No es como que tengamos que trabajar de 9 a 6, hay días en los que empiezo a las 7 de la mañana y días en los que empiezo más tarde y trabajo hasta la noche.

Esta flexibilidad es liberadora, pero estresante. Hay días en los que sientes que lograste más de lo que habías planeado, pero también hay días en los que corres de un lado para otro, y aunque pueda parecer productivo, en realidad estuviste ocupado terminando nada. Eventualmente, me di cuenta de que necesitaba más estructura para ser productivo. Aquí te dejo nueve formas en las que logré mi objetivo.

1. Crea tu propia definición de tener un balance entre la vida y el trabajo

“Cuídate: cuando no duermes, comes mal, no haces ejercicio y vives de adrenalina durante mucho tiempo, tu desempeño paga las consecuencias. Tus decisiones pagan las consecuencias. Tu empresa paga las consecuencias. Ama a los que tienes cerca: el fracaso de tu empresa no es un fracaso de vida. El fracaso de tus relaciones sí lo es.” — Ev Williams, cofundador de Medium y Twitter

Hay una concepción errónea de que los emprendedores pasan todo su tiempo trabajando, porque aunque seguramente siempre estamos pensando en nuestro negocio de una forma u otra, los emprendedores exitosos y productivos conocen la importancia del balance entre la vida personal y el trabajo.

Claro que todos tenemos nuestra propia definición de esto. Si tienes familia, para ti puede significar llegar a cenar con ellos cada noche. Parte de tu balance puede incluir salir a pasear con ellos cada fin de semana. Si estás soltero, tu balance puede significar ver a tus amigos cada viernes y pasar tu tiempo libre aprendiendo algo que te apasione.

Una vez que hayas terminado lo que significa para ti el balance entre el trabajo y la vida personal, busca formas de encontrar ese equilibrio. Por ejemplo, puedes trabajar en no ser tan perfeccionista, o puedes dejar de estar disponible 24/7. También puedes decidir delegar algunas tareas o contratar freelancers para ciertas cosas.

Sin embargo, una de las cosas más útiles que puedes hacer para tener un buen equilibrio es empezar a agregar los eventos personales en tu calendario de Google. Si quieres ir a un concierto con tus amigos, agrégalo en tu calendario. ¿Quieres ir al siguiente partido de tus hijos? Pónlo en tu calendario como si fuera cualquier otra junta de negocios.

Esto puede sonar simple, y en realidad lo es, cuando realmente empiezas a hacerlo. Al agregar estos “eventos” a tu calendario, estás formalizando una cita como cualquier otra, igual que harías con una reunión de trabajo, una cita con el doctor, o una plática con tu abogado. Si es lo suficientemente importante para aparecer en tu calendario, entonces es igual de importante que llegues a ese compromiso.

2. Crea una agenda semanal

Estamos lidiando con tantas responsabilidades que es necesario planear nuestra semana entera con antelación. No es como que tengamos que trabajar todos los días de nueve a seis, ni que hagamos las mismas cosas todos los días. Puede que un día tengamos reuniones. El resto de los días estaremos desarrollando nuestro producto o servicio. Y al día siguiente estaremos concentrados en contratar gente o en idear una estrategia de marketing.

En corto, lo que necesitamos es dedicarle un día entero a cada actividad para mantenernos concentrados y organizados. Asignar y agrupar actividades es una técnica que Jack Dorsey usa para seguir siendo productivo mientras maneja dos negocios.

3. Establece una rutina para tus mañanas

Si los emprendedores tienen una cosa en común en cuanto a sus calendarios, es que todos tienen una rutina pre establecida para sus mañanas. Independientemente de si se levantan a las 4 o a las 10 de la mañana, los emprendedores suelen empezar haciendo la misma cosa todos los días.

El emprendedor exitoso crea una rutina que puede ser despertarse, tomarse un vaso de agua, hacer ejercicio, desayunar y leer. Tener una rutina por las mañanas te ayuda a empezar el día de la mejor manera y te mantiene con los pies en la tierra y siendo consistente.

4. Construye tu propia agenda para crear y agenda para administrar

Construir tu propia agenda es una idea influenciada por Paul Graham en la que los emprendedores crean dos horarios (o planes) diferentes para cada día:

  • Un horario para crear, que puede operar a tiempo completo o a medio tiempo, dedicado únicamente a tareas creativas, como resolver problemas o construir un producto.
  • Un horario para administrar incluye bloques de tiempo en los que atiendes el resto de las tareas de marketing, ventas y reuniones.

Por ejemplo, tu agenda podría ser algo así:

  • 6 am a 8 am. Este periodo de tiempo sería “creativo”, dedicándoselo a las tareas de mayor prioridad o a las que consuman más energía. Yo disfruto mucho este tiempo por las mañanas porque es cuando más me concentro. Además hay menos distractores como correos, llamadas y personas haciendo preguntas, porque las horas “laborales” aún no empiezan.
  • 9 am a 10 am. Esta hora es “tiempo para administrar”, que es cuando reviso mis correos y hago llamadas.
  • 10 am a 12 pm. Otro bloque te “tiempo creativo”.
  • 1 pm a 3 pm. Después de la comida, pongo otro bloque de “tiempo creativo”.
  • 3 pm a 4 pm. “Tiempo para administrar” que invierto en reuniones con mi equipo o con clientes, así como revisar mensajes.
  • 4 pm a 5 pm. Yo suelo dejar esta hora para tareas creativas como escribir artículos, organizar mi espacio de trabajo y planear para el día siguiente.

No tienes que seguir al pie de la letra este horario, pero es una muy buena idea de cómo puedes planear tu día. La idea es que, como los emprendedores suelen ser tanto creativos como administradores, necesitas crear un horario que te permita hacer las dos cosas.

Si prefieres, puedes tener una agenda en la que lunes, miércoles y viernes sean para crear y martes y jueves los dejes para administrar.

5. Sigue la regla de 52-17

Los emprendedores creen que son como el conejito de Energizer y que pueden seguir y seguir sin parar. En realidad, no somos máquinas y necesitamos descansos frecuentes para desempeñarnos a nuestra mayor capacidad. Según la app de productividad Desktime, la gente más productiva trabaja 52 minutos seguidos, y luego toma un descanso de 17 minutos.

¿Esto significa que todos deberíamos hacer lo mismo? No necesariamente. Hay personas que pueden concentrarse durante una hora, mientras que otros necesitan hacer pausas cada 30 minutos. El punto es agregar descansos cortos en tu horario para que no te fatigues.

6. Agrupa tus actividades

Agrupar lo que haces es una práctica directa que puede mejorar de manera significativa tu concentración y tu productividad mientras que reduce la cantidad de estrés en tu vida.

Esta práctica sugiere que agrupes tareas similares, una detrás de la otra. Así tienes que pensar menos, sobre todo si planeaste trabajar de esta forma.

Por ejemplo, podrías agendar todas tus juntas los martes para no distraerte del trabajo importante. Puedes agendar todas tus llamadas y correos en momentos específicos del día. Y, si tienes que hacer pendientes fuera, ¿por qué no hacerlos todos cuando ya saliste y estás en la calle?

7. Maneja las interrupciones

Las tareas inesperadas, los requerimientos y las interrupciones son parte de la vida diaria de los emprendedores. Lo que separa a los emprendedores exitosos de los demás es su capacidad para manejar estas distracciones antes de que destruyan sus agendas.

Hay muchas formas de mantener las interrupciones a raya. Empieza con lo básico, como apagar tu celular o cerrar la puerta de tu oficina cuando no quieras que te interrumpan. También sería bueno que observes el tipo de interrupciones que sueles tener.

Esta muestra debería darte una idea de lo que necesita un espacio en tu agenda. El tipo de disrupción puede darte una mejor idea de quién, qué, cuándo, dónde, cómo y por qué te distraes. Ahora puedes planear para el futuro.

Por ejemplo, si el fundador de tu startup o el vecino de al lado pasa por tu oficina todos los días después de comer, podrías dejar este tiempo libre de tareas para que no te distraigan cuando entren.

También es bueno dejar algunos espacios para “invitaciones” o bloquear espacios con “juntas”. Planea y agenda las políticas de “visitas” para que no interfieran con tu trabajo.

Empieza por compartir tu calendario con tus empleados, amigos y familia. En lugar de preguntar si tienes un minuto, podrán revisar tu calendario y ver si estás disponible o no. Si no tienes tiempo, entonces te pedirán una junta y así podrás agendarlos en un momento que no interrumpa lo que estás haciendo.

8. Planea hoy lo que vas a hacer mañana

Yo suelo pasar la última hora de mi día organizando mi espacio para las cosas que tengo que hacer al día siguiente, revisando mis pendientes (que también lo hago el domingo por la noche) y viendo qué reuniones tengo agendadas para prepararme. Después de cenar, paso tiempo de calidad con mi familia, arreglo mi ropa y preparo mi comida para el día siguiente.

Puede sonar demasiado, conforme el día avanza, nuestra capacidad para tomar buenas decisiones va disminuyendo. Si puedes automatizar y eliminar tantas decisiones como sea posible, tendrás una reserva mental que te durará todo el día.

Esta reserva de energía y músculo mental es la razón por la que emprendedores como Steve Jobs y Mark Zuckerberg usan la misma ropa todos los días. Esa simple decisión limitó la cantidad de decisiones poco importantes que tenían que tomar.

9. Por las noches, desconéctate

Como cualquier emprendedor puede decirte, desconectarte por las noches es la parte más complicada de un negocio. No te podría decir la cantidad de noches que pasé sin dormir cuando lancé mi primera startup. ¿Cómo podía dormir si tenía un millón de cosas por hacer?

Los problemas necesitaban solución y los empleados necesitaban actividades que realizar, y las juntas con los clientes tenían que ser agendadas.

Con el tiempo, aprendí que tenía que distanciarme de mi negocio porque no era sano estar preocupado 24/7/365. Y hay estudios que respaldan esto.

Nuestros cerebros necesitan descansar para recuperarse, desarrollar y crecer. Desconectarte también aumenta la felicidad, reduce el estrés y fortalece nuestras relaciones de la vida real. Además, nos permite dormir lo suficiente.

Aunque no hay una cantidad de tiempo exacta, intenta desconectarte del trabajo por lo menos una hora antes de irte a la cama. Pon tus notificaciones en silencio para no sentirte tentado a revisarlas. No respondas mensajes ni llamadas de trabajo. Mejor lee, medita o haz cualquier cosa que te ayude a relajarte.

FUENTE: entrepeneur.com

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