Estrategias para presentarte
 a un concurso público… ¡y ganarlo!

Dinerín, dinerín… Cada vez menos gente discute que asistimos a una recuperación económica clara y uno de los indicadores más significativos al respecto es que, desde septiembre de 2017 hasta ahora, el importe de licitaciones públicas no ha dejado de crecer en nuestro país. Según datos de Gedesco, en enero de 2018 el importe de las licitaciones públicas superó los 604 millones de euros frente a los poco más de 326,6 millones del mismo periodo del año anterior. Es decir, un 83% más. Y parece que subiendo.

Traducido: a las administraciones vuelven a tintinearles los bolsillos y parecen deseosas de rascárselos. Así que corre a coger ese dinero. Sacúdete complejos y empieza a indagar en qué concurso público puede encajar mejor tu empresa. No en vano, como reconoce Elisa Valero, directora adjunta de Gedesco, “los concursos son una excelente oportunidad para las empresas y, a diferencia de lo que se piensa, no sólo son accesibles para las grandes: el criterio de selección tiene que ver con el grado de especialización de la compañía, esto es lo que realmente diferencia a los candidatos en un concurso”. Y ahí es donde la pyme puede ser la gran ganadora.

Pasos imprescindibles

Llega el momento de pasar a analizar las claves para preparar y presentar mejor tu propuesta, porque, como explica Diego Soro, socio ejecutivo de Soros Gabinete, “una licitación pública no difiere tanto de una venta privada: cuando tienes que vender a un cliente pierdes tiempo preparándote y en esto ocurre igual”. Aquí te explicamos los pasos para mejorar tus opciones:

1. Infórmate bien y con tiempo

Debes saber dónde buscar y cómo mantenerte actualizado. “El primer paso que debes dar es enterarte de qué hay y qué es lo que te piden. Nosotros publicamos al día 5.000 licitaciones y tenemos 100.000 activas, pero la mayor parte de la gente no se entera nunca”, señala Soro. Existen muchas fuentes donde puedes indagar y lo mejor es, como señala Martina Naranjo, fundadora de MNH Licitaciones, “probar varias e ir afinando. Así, uno puede suscribirse gratuitamente a las publicaciones de las entidades que más le interesen o consultar online regularmente las distintas bases de datos de licitación pública, como por ejemplo la plataforma de contratación o el propio BOE y analizar y extraer la información que precisa”. Existe también la opción de utilizar buscadores y de contratar servicios de vigilancia y alertas para “recibir por email la información filtrada por unos criterios preestablecidos. En la mayoría de las ocasiones resulta lo más cómodo y rentable. Pero es importante ajustar los criterios a un objetivo, a la verdadera necesidad de la empresa y a la capacidad que efectivamente se tiene”. En definitiva, intenta tener la información de las convocatorias lo más actualizada posible porque a menudo el tiempo que media entre la publicación del concurso y la finalización del plazo es muy escasa, a veces sólo de un mes, de manera que si no estás atento, puede ser demasiado tarde para tu propuesta.

2. Adelántate a la convocatoria

“Si puedes, entérate antes de que salga la convocatoria. Es posible saber qué convocatorias están próximas a salir si ya han sido adjudicadas antes, por ejemplo, en el caso de los suministros energéticos, que suelen renovarse cada cierto tiempo, de manera que puedes conocer con anticipación cuándo están a punto de vencer estos contratos. De manera que, si hay periodicidad, es importante estar atento a las vigencias. “La gente suele llegar tarde y mal a estos concursos porque no han tenido en cuenta esta fase de anticipación cronológica y se ponen a preparar el trabajo cuando ya se ha publicado e incluso ni siquiera el primer día”, concluye Soro.

3. Conoce tu sector

Ahondando en la anticipación, es importante conocer cuál es la política de tu sector: cada cuánto tiempo renuevan los servicios y suministros, qué condiciones y requisitos se han pedido en anteriores licitaciones…

4. Identifica a tu competencia

Del estudio de la información también podemos extraer datos interesantes sobre tus posibles rivales. Puedes comprobar qué empresas han resultado adjudicatarias en otras ocasiones y cómo fueron sus ofertas “y así analizar sus fortalezas, debilidades y hasta los precios aproximados que ofertan. Y, a través de esta base veraz, uno puede posicionarse en el mercado e incluso establecer unas tarifas de trabajo competitivas a la par que rentables”, explica Naranjo.

5. Anticípate a las necesidades del cliente

“Es importante saber qué es lo que realmente necesita el organismo o la empresa que convoca el concurso. Hay que adaptar la propuesta al cliente final, de la misma manera que lo harías con un cliente privado. La experiencia es un grado. El que está preparado va a ser más eficiente y el que conoce mejor al cliente y a la empresa tiene más ventaja”, insiste Soro. De manera que estudia qué carencias puede tener en sus suministros o proveedores, qué programas está a punto de lanzar, qué tipos de proyectos promueve, qué exigencias y requisitos suele plantear, quiénes son los órganos decisores…

6. Identifica a tu interlocutor

Está estrechamente relacionado con todo lo anterior. La fuente de información más importante es el propio organismo. “Una vez que se abre la licitación siempre hay una persona de contacto de la administración a quien puedes llamar para preguntarle cualquier cosa sobre la licitación. Es fundamental para enterarte de lo que necesita el cliente”, recuerda Soro. En efecto, nuestro consejo es que siempre es mejor pecar de pesado que albergar dudas a la hora de presentar nuestra propuesta. No en vano, ese interlocutor no deja de ser una persona a la que podemos ganar para nuestra causa con unas buenas estrategias de persuasión. Ese interlocutor no va a decidir, pero si sabemos preguntar y, sobre todo, escuchar, podremos extraer información muy interesante.

7. Analiza si cumples los requisitos

Para valorar cada oportunidad es imprescindible analizar bien los documentos que recogen los requisitos: el Pliego Administrativo o el Cuadro de Características del Pliego. “Es importante desmigar los criterios de exigencia y fijarse en los criterios de solvencia, tanto técnica como financiera, pues son los que nos van a indicar si debemos tramitar el expediente o no”, insiste Naranjo. Si, tras revisar los criterios, observamos que no cumplimos claramente con alguna de las exigencias es mejor no participar, “pues es muy probable que seamos excluidos del proceso. En caso de dudas sobre si cumplimos o no, lo mejor es contactar con los técnicos correspondientes para resolver la duda y así poder tomar la mejor decisión”.

En este aspecto es importante valorar una cuestión: sé honesto con tus propias capacidades porque si resultas adjudicatario de un concurso y finalmente eres incapaz de llevarlo a cabo, puedes recibir sanción administrativa y ser excluido de forma permanente de las convocatorias del organismo en cuestión.

8. Cuidado con el precio

Normalmente, es posible saber el precio de base de la licitación y el precio máximo. Es importante conocer estos detalles para poder ajustar tu propuesta económica sin poner en peligro tus márgenes o incluso para saber si te interesa o no presentarte. Como insiste Naranjo, “debes valorar si económicamente la oferta es rentable, es decir, si la ejecución de la oferta en las condiciones descritas en los pliegos ofrece beneficios para la empresa. En caso de no ser así, o ir muy ajustados en los márgenes, lo mejor es descartar la candidatura y buscar otra oportunidad”.

Para valorarlo correctamente, ten en cuenta la puntuación que conceden a la propuesta económica y a las valoraciones técnicas. Y establece diferentes escenarios atendiendo a los descuentos que puedes aplicar sin poner en riesgo tu rentabilidad y a las posibles mejoras técnicas que puedes incluir en tu propuesta (por ejemplo si es una tecnología muy concreta y propia o si puede aplicarse a varios departamentos, etcétera). Y recuerda que, como explica Soro, existen “concursos por invitación en los que se envía la convocatoria a una short list de 5 o 6 proveedores a los que les convocan para un proyecto y, hechas todas las propuestas, el departamento de compra ajusta los precios”.

9. Prepara la documentación con tiempo suficiente

Recabada toda la información y valorados los requisitos, si deseamos seguir adelante con la licitación, el primer obstáculo al que nos enfrentamos es la ingente cantidad de documentación que necesitamos preparar, que no es poca. Aunque, como señala Valero, “cada licitación requiere de una documentación específica según aparezca en los pliegos, aunque también hay un papeleo mínimo común a todos los concursos”, de manera que intenta tenerla preparada con tiempo. De acuerdo con la enumeración de Gedesco, serían:

– Escrituras de constitución de empresa y Registro Mercantil.

– Tarjeta acreditativa CIF o DNI (si es empresa unipersonal).

– Alta en IAE y permisos legales.

– Expediente de clasificación de empresas que se puede tramitar a través de la web del Ministerio.

– Datos de solvencia económica de la empresa.

– Certificado del pago de la Seguridad Social.

– Certificado del pago de las obligaciones tributarias a Hacienda.

– Declaración de no incurrir en compatibilidades (suele incluirse un modelo de declaración en los pliegos).

– Resguardo de la garantía provisional.

– Aval provisional y de ejecución. Cada vez se valora más cualquier tipo de certificación de calidad, de sostenibilidad, de compromiso social, de ecología…

10. Ajústate al formato aunque con libertad

Posteriormente, se presentan las proposiciones que incluyen la documentación señalada arriba junto con la propuesta técnica y la propuesta económica. “La forma de presentación de la propuesta está indicada en los pliegos de cláusulas administrativas y suele incluir tres sobres cerrados y firmados”, que son, según la directora adjunta de Gedesco:

Sobre Administrativo: “Aquí es donde se hace la carta formal de presentación de la empresa. En la práctica hay que mostrar nuestros recursos, demostrar la facturación de los últimos años, clientes para los que se ha trabajado, el personal y medios con los que cuenta, etcétera”, explica Naranjo. Aunque el formato está muy estandarizado, es aquí donde más creatividad podemos desplegar: intenta desarrollarlo como si fuese una historia atractiva y no olvides “contemplar siempre el punto de vista de un tercero, alguien ajeno a nuestra empresa y que puede no conocer nuestro ámbito profesional, pero que en definitiva será quien tendrá que leerla y valorarla. Así podremos transmitir nuestras bondades con mayor claridad, sencillez y transparencia”, insisten desde MNH Licitaciones.

Sobre Técnico: Realiza una exposición detallada, profesional y minuciosa de cómo se van a entregar y ejecutar los servicios o productos demandados.

Sobre Proposición Económica: Se ha de indicar en detalle el precio por el que vamos a desarrollar el servicio o entregar el producto. Aquí no está de más un consejo de Valero: “las empresas tienen que presentar una serie de garantías o avales para certificar que se encuentran capacitadas para acometer los proyectos. Por lo general, los trabajos que licita la Administración suelen ser cuantiosos en cuanto a facturación, de manera que es esencial elegir bien a la entidad que va a conceder el aval.

Es importante no inmovilizar fondos propios, no sumar CIRBE y liberar los recursos bancarios para otros fines”.

“Lo mejor para presentar una buena candidatura es preparar la documentación con una estructura muy organizada y, en la medida en que los pliegos de condiciones lo permitan, vistosa y humana, incluyendo elementos visualmente agradables como por ejemplo fotos del personal, gráficos, imágenes ilustrativas, etcétera. Se trata de plasmar un buen hacer humano que trasmita su sello de calidad”, insiste Martina Naranjo.

11. Cuidado con los plazos

Parece obvio, pero una de las principales razones por las que las propuestas se quedan fuera de concurso es porque no son presentadas en forma y plazo. Sobre la forma ya hemos hablado en el apartado anterior, pero sobre el plazo, dos precauciones básicas. Por un lado, como decíamos al principio, mantén la información actualizada para enterarte de la convocatoria como mínimo el mismo día que se hace pública. Por otro, entrega la documentación con al menos dos días de antelación para solventar cualquier contratiempo que pueda surgir: un papel que falte, un sello que no esté, una certificación,…

12. Busca aliados

Existen muchos tipos de licitaciones en función de la titularidad y del tamaño. Frente a los concursos públicos, están las licitaciones privadas, pero, como explica Soro, “nosotros hemos intentado indexarlas aunque son mucho menos transparentes y, además, está muy sujetas a la voluntad del departamento de compras”. En cuanto al tamaño, un organismo público tiene que sacar a concurso contrataciones que superen los 50.000 euros en caso de obras y los 18.000 euros en caso de suministros y servicios. De manera que en esa horquilla puede haber trabajos y proyectos para pymes. Ahora bien, tampoco está de más que seas ambicioso y busques sinergias con otras pymes en forma de alianzas para optar a concursos más fuertes.

13. Y sigue en contacto

Finalizado el plazo de presentación, la mesa de contratación valora el contenido de los tres sobres. “Si consideran que la documentación está correcta y se obtiene la puntuación mínima se continúa en la tramitación. En caso contrario, se es excluido o se da la oportunidad de subsanar algún defecto formal”, aclara Naranjo. Y si no sale, pide que te envíen los pliegos de adjudicación para saber qué criterios primaron y suma esta información a la que has recabado. Te servirá para la siguiente ocasión. Como insiste Soro, “no dudes en seguir en contacto con esa persona que ha sido tu nexo de unión con la empresa”. Puede ser una gran fuente de información.

Fuente: Revista Emprendedores