La gestión del tiempo en las organizaciones (II): Ladrones de tiempo, cómo combatirlos
Continuamos en la tarea de gestionar bien nuestro tiempo como emprendedores.
Un importante factor a tener en cuenta son “los ladrones de tiempo”. ¿Cuáles son y cómo podemos enfrentarnos a ellos?:
– Interrupciones. Alguna recomendación frente a las interrupciones son:
o Concienciarse de que siempre hay interrupciones pero que debemos regresar cuanto antes a nuestra tarea principal.
o Anotar en una lista las tareas derivadas de la interrupción. No comenzarlas inmediatamente.
o Establecer rutinas y comunicarlas (“en determinadas horas no atiendo a llamadas”…).
o Evitar consultar el móvil cuando se está realizando una tarea importante y urgente.
o Si las interrupciones son inevitables trabajar en bloques cortos las tareas importantes.
– La improvisación. Se combate con planificación.
o Elaborando una lista de tareas y señalar las tareas clave.
o Planificando las tareas el día anterior y repasándolas antes de comenzar.
o La finalización de las tareas es lo más importante.
o Evitando la multitarea, que proporciona una falsa sensación de eficiencia.
o Dividiendo para vencer. Si descomponemos una gran tarea en pequeñas porciones tendremos más posibilidades de éxito en la planificación.
– Reuniones “improductivas”. Las reuniones nunca son improductivas o productivas a priori. Si debemos asistir a una reunión éstos serían los principales consejos para sacar el máximo partido de ella:
o Ser proactivo: preguntar, indagar durante la misma.
o Planificar a priori qué voy a aportar en la reunión.
o Tomar notas.
o Atender proactivamente a la persona que está hablando.
o Evitar al máximo improvisar en las presentaciones en el marco de una reunión.
– Internet. La Navegación debe ser una herramienta a nuestro servicio, que nos ayude a realizar de forma más eficaz nuestras tareas. Por tanto, debemos evitar que nos robe tiempo innecesario. Éstas son algunas recomendaciones para ello:
o Ser selectivos con los blogs y noticias a los que estamos inscritos.
o Desactivar notificaciones de mensajes, alertas de eventos o avisadores, así como la mensajería instantánea.
o Evitar la conexión a Redes Sociales durante el trabajo si no aporta efectos favorables a la ejecución de las tareas.
– El correo electrónico. ¿Cómo evitar que la gestión de nuestros emails se convierta en un ladrón de tiempo?.
o Se recomienda no comenzar el día leyendo los correos electrónicos, sino por algo verdaderamente importante y urgente.
o Seleccionar momentos y horas para gestionar el correo electrónico.
o Desactivar notificaciones.
o Intentar que la mayor parte de nuestros emails generen acciones.
o Aprender trucos para localizar mensajes.
o Ser breves y concisos en la redacción de nuestros emails.
o Redactar con esmero el asunto de nuestros emails.
o Las respuestas prediseñadas, cuando determinados tipos se repiten mucho, pueden ser de gran ayuda.
o Instalar filtros de clasificación también puede ser útil.
– El teléfono. Siguiendo los siguientes consejos utilizaremos el teléfono de forma eficaz:
o Una llamada, un propósito.
o Evitar la cháchara. Ser precisos y directos.
o Concentrar las llamadas en bloques.
o Silenciar el móvil personal cuando se están realizando tareas importantes y urgentes.
o Comunicar las rutinas (…”en este tramo horario no estoy disponible”…).
¡Combate los ladrones de tiempo!. Notarás buenos resultados de inmediato…
Fuente: Alberto Pena de EresProductivo.
Otra forma que yo recomiendo para concentrarnos mejor en cada tarea que hacemos es llevar un registro del tiempo que pasamos en cada cliente o proyecto en tiempo real 🙂 Si te interesa te recomiendo le eches un ojo a esta herramienta para «time tracking» es un concepto muy inovador e interesante: primaERP (www.primaerp.com)
¡Saludos!
Que buenas pautas. Me ha gustado mucho las ideas que proponen. La gestión del tiempo es importante de cara al rendimiento en el trabajo, además evita estrés y genera más productividad.