En qué condiciones son deducibles los gastos de viajes

Hoy queremos hablar en el blog sobre los gastos de viaje, pues, a muchos de vosotros os trae de cabeza saber cómo y cuándo son deducibles este tipo de gastos. ¡Empezamos!

gastos viajes

–       IMPUESTO DE SOCIEDADES.

 En el Impuesto de Sociedades las cantidades satisfechas por la empresa en cualquier concepto únicamente constituirán gasto fiscalmente deducible cuando se cumplan las condiciones legalmente establecidas de devengo, correlación de ingresos y gastos y justificación.

 En todo caso se deberá acreditar la realidad de la operación que genere el gasto por cualquier medio de prueba admitido en derecho, y la justificación del gasto prioritariamente mediante factura.

 El criterio fundamental en el Impuesto de Sociedades para la deducibilidad es que los gastos estén correlacionados con los ingresos.

 Respecto a las comidas con clientes, proveedores o trabajadores, el artículo 14 del Impuesto de Sociedades establece que no serán gastos fiscalmente deducibles las “liberalidades” (aquéllas en las que no se acredita la relación del gasto con la promoción de la actividad), pero matiza que no se incluyen en el concepto “liberalidad” los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores, ni los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa, ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni tampoco –como hemos indicado anteriormente– los que se hallen correlacionados con los ingresos.

–       IVA.

En lo que respecta al IVA soportado de los gastos, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido establece que es necesario cumplir los siguientes requisitos para que éste sea deducible:

  • Que los gastos estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos.
  • Que se encuentren convenientemente justificados.
  • Y aunque resulte obvio, deberán estar correctamente contabilizados.

En este sentido es importante disponer de una factura original completa como documento justificativo. Debe ser expedida por quien realice la entrega, numerada, fechada, con el lugar de emisión, con todos los datos fiscales, tanto del emisor como del receptor, con la descripción del concepto, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota repercutida y la moneda en que se efectúa. No tendrá validez el ticket o factura simplificada, tan usual en los establecimientos hosteleros. Por tanto, el problema con el que nos vamos a encontrar en la mayoría de los casos es la falta de la justificación documental necesaria, es decir, la falta de factura completa.  Por tanto, si queremos deducirnos el correspondiente IVA soportado de este tipo de gastos, deberemos solicitar una factura completa que contenga los datos descritos.

Con facturas o justificantes que no cumplan con estos requisitos no será posible la deducción del IVA soportado, aunque el gasto tenga consideración de deducible en el Impuesto sobre Sociedades.

Otros tres aspectos a tener en cuenta son

–       Que sólo serán deducibles las cuotas del IVA español, no pudiendo deducirse las cuotas soportadas fuera del ámbito de aplicación del impuesto. Por tanto, las cuotas de IVA soportadas en otros Estados Miembros de la UE, o impuestos análogos fuera de la UE, no serán deducibles. En algunos países, como Alemania, existen mecanismos para que los empresarios no residentes soliciten la devolución del IVA soportado en su territorio.

–       Que la deducción del IVA debe realizarse antes de los cuatro años de la emisión de la factura o se perderá el derecho, y

–       Tercero, que el IVA será deducible en la proporción que el gasto este afecto a la actividad: Si un gasto se imputa al 50% a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50%.

Dicho esto, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido  establece que no podrán ser objeto de deducción, en ninguna proporción, las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición de los siguientes bienes y servicios:

  • Joyas, alhajas, piedras preciosas…
  • Los alimentos, las bebidas y el tabaco.
  • Los espectáculos y servicios de carácter recreativo.
  • Los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas. No tendrán esta consideración las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor definidos en el art. 7.2 y 7.4 de esta Ley…
  • Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que el importe de los mismos tuviera la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre Sociedades.

Con todos estos criterios dictados por la Administración y que no son del todo claros, nos encontramos con el dilema de saber cuándo el IVA soportado adquiere la característica de deducible o no. Analicemos concepto por concepto:

–       Gastos en hostelería y restauración

Son los gastos más habituales en la relación comercial. La norma establece que no serán deducibles las cuotas de IVA por gastos en atención a clientes, aunque, por otro lado, el artículo 96 establece que el IVA soportado en gastos de desplazamientos, viajes, hostelería y restauración es deducible si el gasto lo es en el Impuesto sobre Sociedades. Esto se ve como una contradicción.

Las comidas de trabajo en las que se invita a clientes, reúnen estas dos caras. Para que sean admitidas como gastos deducibles de las cuotas del IVA deben obedecer a relaciones públicas con clientes o proveedores, deben ser utilizadas como medio de promoción de la actividad y deben estar correlacionadas con los ingresos. El gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, por lo que conviene limitarlo a la lógica de la actividad y dejar constancia siempre del motivo y comensales participantes. Además, cuando estos gastos se efectúan en fines de semana su aceptación por parte de la Administración tributaria se traduce en complicada. Y muy importante, solo podrá deducirse el IVA cuando dispongamos de factura completa que cumpla con todos los requisitos mencionados, cosa bastante complicada en este tipo de establecimientos.

Las comidas celebradas por la empresa con clientes o asalariados en periodos vacacionales o navidad, tienen la consideración de gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, se podrá deducir el IVA soportado, pero siempre que se documente con una factura justificativa completa, no sirviendo los tickets ni facturas simplificadas.

La misma situación se da con las comidas diarias de los trabajadores cuando vengan exigidas por el desarrollo de la actividad económica. Tienen la consideración de gasto deducible para el Impuesto sobre Sociedades, y por tanto, su IVA soportado será deducible, pero siempre cumpliendo el resto de los requisitos legales y reglamentarios: Factura completa y correcta contabilización. No obstante, no hay que olvidar que la normativa del IRPF establece las cuantías máximas exceptuadas de gravamen en el caso de gastos de manutención cuando se trata de gastos producidos por desplazamientos laborales, a través del régimen de dietas exentas.

Otro caso en el que el gasto se puede considerar fiscalmente deducible es el de las comidas abonadas al personal de una empresa subcontratada que realiza trabajos de nuestra actividad, siempre que se pueda probar que dichos gastos responden a los fines descritos, están debidamente justificados y se encuentran correlacionados con los ingresos. El IVA soportado, de igual manera, será deducible.

 

–       Desplazamientos o viajes

Siempre que el gasto de desplazamiento o viaje (avión y  tren, taxis, hoteles…) tenga carácter deducible en el Impuesto sobre Sociedades, cumpliendo el requisito de estar afecto a la actividad,  y acreditando su carácter profesional, la cuota de IVA lo será también, siempre disponiendo de la correspondiente factura acreditativa completa y procediendo a su correcta contabilización. De igual manera que en el caso anterior, este tipo de gastos en fines de semana es de difícil aceptación por la Administración tributaria.

Al igual que los importes abonados en concepto de comidas de los trabajadores de las empresas subcontratadas, los desplazamientos de éstos también serán fiscalmente deducibles, incluido el IVA soportado.

–       I.R.P.F.

 La Ley del I.R.P.F. califica como rendimientos íntegros del trabajo los sueldos y salarios, las remuneraciones en conceptos de gastos de representación y las dietas y asignaciones a gastos de viaje, excepto los gastos de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, con los límites que reglamentariamente se establezcan.

 Los requisitos para que los gastos de viaje no se consideren salario son:

 –       Que se dediquen a compensar los gastos del trabajador siempre que éste se desplace fuera del municipio de su lugar de trabajo, o del que constituya su lugar de residencia habitual para realizar su trabajo, y

–       Que las cantidades satisfechas se encuentren dentro de los límites reglamentarios. El exceso será considerado rendimiento dinerario y quedará sometido a retención y gravamen.

 En lo referente a los gastos de locomoción se exceptúan de gravamen las cantidades satisfechas por el empleador, sin incluir los desplazamientos del domicilio al trabajo, siempre que la cantidad satisfecha se encuentre dentro de los siguientes límites.

–       Cuando utilice medios de transporte público, el importe que se justifique mediante factura o documento equivalente,

–       En los restantes casos 0,19 € por Km recorrido más los gastos de peaje y aparcamiento justificados.

 Los gastos de estancia serán exentos por el importe que se justifiquen, mientras que en los de manutención tendremos que diferenciar si se ha pernoctado o no en municipio distinto. Cuando no se haya pernoctado los gastos exentos serán de 26,67 €, si el desplazamiento es en territorio español, y de 48,08 € si es en el extranjero. Cuando se pernocte los gastos exentos serán de 53,34 ó 91,35 € diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o del extranjero.

 Todas las cantidades que superen esos límites serán considerados rendimientos dinerarios, por lo que se tendrán que tener en consideración para el cálculo de la retención, darán lugar al pago a cuenta del impuesto y deberán ser declarados en los modelos 111 y 190.

 Fuentes: –     Sgl@blog

–       Business Travel Magazine GEBTA (artículo de David Pérez Sotoca, Responsable del Área Fiscal en Tourism & Law Abogados).

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Comentarios

  1. juan manuel garcia  (03/06/2015 - 21:47)

    A primeros del 2013 estuve trabajando como autónomo en el extranjero durante 5 meses, facturando mis servicios profesionales mensualmente a una empresa española, con su correspondiente IVA y deducción del IRPF.
    Lo cual significaba , de cara al IRPF a cumplimentar en el 2014, la deducción de 91,35 euros/día por dietas justificables.

    Por lo que, estime que dicha deducción debía de incluirla al realizar trimestralmente el correspondiente IVA, como gastos soportados (91,35 euros/día).

    También, considere como IVA soportado el porcentaje del IVA en vigor sobre dichos 91,35 euros/día.

    Y aquí esta mi duda, es correcto haber realizado esta deducción, tanto en el IRPF como en el IVA?

    Muchas gracias;

    Juan Manuel García

    • Cristina Quintero  (25/02/2016 - 09:27)

      Estimado Juan Manuel:

      Te ruego te pongas en contacto conmigo, o bien telefónicamente, o bien vía correo electrónico en cquintero@camararioja.com, para tratar de solventar tu duda. No puedo responderte de forma inmediata porque necesito algún dato adicional. Si estuviste de alta como autónomo en un país fuera de España, la facturación desde dicho país a España debería de haber sido sin IVA. Quedo a tu disposición.

  2. Rosa  (26/10/2015 - 09:13)

    Buenos días, Juan Manuel,

    Yo creo que sí que es correcto que hayas realizado esta deducción. De todas formas, te adjunto dos enlaces que he encontrado sobre Cómo deducir el IVA de los gastos no deducibles y del Modelo 349 de declaración de operaciones:

    http://www.captio.net/blog/como-deducir-el-iva-de-los-gastos-no-deducibles
    http://www.captio.net/blog/iva-exportaciones-el-modelo-349-de-declaracion-informativa-de-operaciones-intracomunitarias

    Espero que te sirvan de ayuda,
    ¡un saludo!

  3. Constantino  (13/02/2016 - 10:04)

    Tras una inspección de 2012 todo fue correcto aceptaron que los gastos de viajes está en justificados. Pero en la del 2011, me lo denegaron, en segunda instancia en el TEAR. Todo está transparente, billetes de viajes hoteles etc es decir he estado donde digo de forma clara. El litigio está en los taxis y dietas. Los taxis no emiten facturas solo tú les o justificantes, que son lo que guardo y cintabilizo (que sope los taxis no tienen obligación de emitir facturas); en mi caso que me muevo por España los taxis suben unos 5900€ al año. En cuanto a las dietas me piden factura pero estando fuera , justificado sobradamente, por ejemplo Madrid, yo debo comer y cenar, lo cual hago y pasó dieta. La cuantía de la misma muy por debajo de lo que marca Hacienda, es la que me marca el cliente. La dieta es justificada. Veo que muy aleatorio las decisiones de la HP.
    Por favor, que hay sobre esto. Gracias

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